Ratgeber E-Rechnung

E-Rechnung im Handwerk: Was ab 2025, 2027 und 2028 Pflicht ist

Stand: 8. November 2026

Mit dem Wachstumschancengesetz wird die E-Rechnung zwischen Unternehmen in Deutschland zur Pflicht – schrittweise. Empfangen musst du E-Rechnungen schon seit dem 1. Januar 2025. Schreiben musst du sie ab 2027 oder spätestens ab 2028, je nach Umsatz. Hier steht, was das für einen Handwerksbetrieb heißt, welche Ausnahmen es gibt und wie du dich vorbereitest.

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung im Sinne von § 14 UStG ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das eine Software automatisch lesen und verarbeiten kann. Maßgeblich ist die europäische Norm EN 16931. Die Rechnungsdaten – Absender, Empfänger, Positionen, Beträge, Steuersätze, Bankverbindung – stehen dabei als Datenfelder in einer XML-Datei.

Wichtig für den Alltag: Ein PDF ist keine E-Rechnung. Auch nicht, wenn es per E-Mail kommt. Das Gesetz nennt PDF, Papier, Word-Dateien oder Scans „sonstige Rechnungen“. Sie sind nur noch in der Übergangszeit erlaubt.

Die Fristen im Überblick

Für bestehende EDI-Verfahren, wie sie große Händler und Industrie nutzen, gibt es eine eigene Übergangsregel bis Ende 2027. Für die meisten Handwerksbetriebe spielt das keine Rolle.

Für wen gilt die Pflicht – und für wen nicht?

Die Pflicht betrifft Rechnungen zwischen Unternehmen, wenn beide in Deutschland ansässig sind (Sitz, Geschäftsleitung oder Betriebsstätte). Für einen Handwerksbetrieb heißt das typischerweise: Rechnungen an Bauträger, Generalunternehmer, Hausverwaltungen, Gewerbekunden und andere Handwerker.

Ausgenommen sind:

• Rechnungen an Privatkunden. Für die Badsanierung beim Hausbesitzer ändert sich nichts – Papier oder PDF bleiben erlaubt.
• Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto (§ 33 UStDV) und Fahrausweise. Sie dürfen weiter als Papier oder PDF verschickt werden.
• Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen keine E-Rechnungen ausstellen. Empfangen können müssen aber auch sie.

Nicht immer ist auf den ersten Blick klar, ob ein Kunde Unternehmer ist. Vermieter, Wohnungseigentümergemeinschaften oder Vereine können umsatzsteuerlich Unternehmer sein. Im Zweifel klärst du das mit deinem Steuerbüro.

Rechnungen an öffentliche Auftraggeber (Bund, Länder, Kommunen) sind ein eigenes Thema: Viele verlangen schon seit Jahren eine XRechnung, meist mit einer Leitweg-ID, und oft über ein eigenes Rechnungsportal. Was genau gilt, steht in den Vergabeunterlagen des Auftraggebers.

Auch Abschlags- und Schlussrechnungen sind Rechnungen. Wer an ein Unternehmen abrechnet, muss ab dem Stichtag also auch Abschläge als E-Rechnung schreiben. Dasselbe gilt für Rechnungen mit Umkehr der Steuerschuld bei Bauleistungen nach § 13b UStG.

XRechnung oder ZUGFeRD?

Beide Formate erfüllen die Norm EN 16931 und sind als E-Rechnung zulässig:

• XRechnung ist eine reine XML-Datei nach dem deutschen Standard, den die KoSIT (Koordinierungsstelle für IT-Standards) pflegt. Ein Mensch kann sie ohne Programm kaum lesen. Öffentliche Auftraggeber verlangen in der Regel dieses Format.
• ZUGFeRD ist ein PDF, in das die XML-Daten eingebettet sind (ab Version 2.0.1). Dein Kunde sieht ein normales PDF, seine Buchhaltungssoftware liest die Daten. Die Profile MINIMUM und BASIC-WL reichen dafür nicht, sie gelten nicht als E-Rechnung.

Für Rechnungen an andere Betriebe ist ZUGFeRD oft die bequemste Lösung, weil beide Seiten etwas davon haben. Eine ausführliche Erklärung mit allen Pflichtfeldern findest du im Ratgeber XRechnung erstellen.

Einen Versand über das Peppol-Netz schreibt das Gesetz nicht vor. Eine E-Rechnung per E-Mail ist zulässig.

So bereitest du deinen Betrieb vor

1. Empfang klären. Leg fest, an welche E-Mail-Adresse Lieferanten Rechnungen schicken sollen, und sorg dafür, dass du XRechnungen auch lesen kannst. Eine XML-Datei im Postfach allein hilft niemandem.
2. Richtig aufbewahren. Bei einer E-Rechnung ist die strukturierte Datei das Original. Sie muss unveränderbar archiviert werden (GoBD) – ein ausgedrucktes Exemplar reicht nicht.
3. Stammdaten pflegen. Für eine E-Rechnung brauchst du E-Mail-Adressen von dir und vom Kunden, deine Steuernummer oder USt-IdNr., deine Bankverbindung und bei Behörden die Leitweg-ID.
4. Umsatz 2026 im Blick behalten. Liegt dein Gesamtumsatz 2026 über 800.000 €, musst du ab dem 1. Januar 2027 E-Rechnungen schreiben. Sonst hast du bis Ende 2027 Zeit – umstellen kannst du aber jederzeit früher.
5. Steuerbüro einbinden. Sprich ab, wie Ausgangs- und Eingangsrechnungen zum Steuerbüro kommen, zum Beispiel per DATEV-Export.

So setzt Billavio die E-Rechnung um

Billavio ist eine Handwerkersoftware für Angebote, Aufträge, Aufmaß und Rechnungen. Die E-Rechnung ist in beide Richtungen eingebaut – und zwar in allen Paketen, auch im kostenlosen Free-Paket.

Empfangen

• Eingangsrechnungen kommen per Upload, per Handy-Kamera oder über eine eigene Eingangsadresse, an die Lieferanten XRechnung, ZUGFeRD oder PDF schicken.
• Billavio liest XRechnung in beiden Syntaxen (CII und UBL) und ZUGFeRD/Factur-X und prüft die Datei mit dem offiziellen KoSIT-Validator.
• Doppelt eingereichte Rechnungen erkennt Billavio als Dublette.
• Ab dem Paket Classic gibt es eine Freigabe und die Zuordnung zum Auftrag – die Kosten landen dann direkt in der Nachkalkulation. Ab Classic kannst du auch ein bestehendes Postfach verbinden.

Schreiben

• Aus jeder Rechnung entsteht beim Festschreiben eine XRechnung 3.0 (Syntax CII) und ein ZUGFeRD-PDF (PDF/A-3 mit eingebetteter XRechnung).
• Fehlt ein Pflichtfeld – etwa die E-Mail-Adresse des Kunden, deine Bankverbindung oder die Leitweg-ID –, zeigt Billavio das vor dem Festschreiben an.
• Du verschickst per E-Mail als ZUGFeRD-PDF, als PDF plus XRechnung oder nur als XRechnung. Das Format kannst du je Kunde festlegen; bei öffentlichen Auftraggebern ist die reine XRechnung voreingestellt.
• Festgeschriebene Rechnungen werden unveränderbar archiviert, Korrekturen laufen über eine Storno-Gutschrift. Ab dem Paket Starter holt sich dein Steuerbüro die Belege per DATEV-Export.

Im Free-Paket kannst du 2 Angebote oder Rechnungen im Monat festschreiben, auch als E-Rechnung. Ab Starter (19,90 € netto im Monat) ist die Anzahl unbegrenzt.

Stand November 2026. Grundlage sind § 14 und § 27 Abs. 38 UStG in der Fassung des Wachstumschancengesetzes sowie die Schreiben des Bundesfinanzministeriums zur E-Rechnung. Diese Übersicht ist eine allgemeine Information und ersetzt keine Steuerberatung. Für deinen Einzelfall frag bitte dein Steuerbüro.