Ratgeber E-Rechnung

XRechnung erstellen: Pflichtfelder, Formate und Ablauf

Stand: 8. November 2026

Eine XRechnung ist keine hübsch gestaltete Rechnung, sondern ein Datensatz. Damit dein Kunde oder die Behörde ihn annimmt, müssen die richtigen Felder gefüllt und die Regeln der Norm eingehalten sein. Diese Seite erklärt, was eine XRechnung enthalten muss, wann du ZUGFeRD nimmst und wie du eine XRechnung mit Billavio erstellst.

Was ist eine XRechnung?

Die XRechnung ist der deutsche Standard für elektronische Rechnungen. Sie setzt die europäische Norm EN 16931 um und wird von der KoSIT (Koordinierungsstelle für IT-Standards) gepflegt. Technisch ist sie eine XML-Datei in einer von zwei Syntaxen: UN/CEFACT CII oder OASIS UBL. Beide sind gleichwertig; wer XRechnungen empfängt, muss beide verarbeiten können.

Weil die Datei für Maschinen gedacht ist, sieht ein Mensch ohne passendes Programm nur Code. Zum Lesen braucht der Empfänger eine Software, die die XRechnung als lesbare Ansicht darstellt.

XRechnung oder ZUGFeRD – was nimmst du wann?

Seit 2025 gelten beide Formate als E-Rechnung im Sinne des Umsatzsteuergesetzes. Der Unterschied liegt in der Verpackung:

• XRechnung: reine XML-Datei. Öffentliche Auftraggeber verlangen in der Regel dieses Format, häufig mit Leitweg-ID und über ein Rechnungsportal.
• ZUGFeRD: ein PDF/A-3, in das die XML-Daten eingebettet sind. Der Kunde sieht eine normale Rechnung, seine Buchhaltung liest die Daten automatisch. Für Rechnungen an Betriebe, Hausverwaltungen oder Bauträger ist das oft die praktischste Wahl.

Beim ZUGFeRD-PDF gelten bei Abweichungen die XML-Daten. Deshalb müssen Bild und Daten aus derselben Quelle stammen – eine Software, die beides aus einem Beleg erzeugt, schließt Widersprüche aus.

Welche Angaben braucht eine XRechnung?

Zuerst die bekannten Pflichtangaben jeder Rechnung nach § 14 Abs. 4 UStG:

• Name und Anschrift von dir und deinem Kunden
• Steuernummer oder USt-IdNr.
• Rechnungsdatum und fortlaufende Rechnungsnummer
• Menge und Art der Leistung
• Zeitpunkt oder Zeitraum der Leistung
• Entgelt nach Steuersätzen, Steuersatz und Steuerbetrag, oder ein Hinweis auf eine Steuerbefreiung

Dazu kommen Felder, die die XRechnung zusätzlich verlangt und die in Papierrechnungen oft fehlen:

• Elektronische Adressen von Verkäufer und Käufer, in der Praxis die E-Mail-Adressen
• Kontaktdaten des Verkäufers: Ansprechpartner, Telefonnummer und E-Mail
• Zahlungsangaben, bei Überweisung die IBAN
• Käuferreferenz: bei öffentlichen Auftraggebern die Leitweg-ID
• bei steuerfreien Umsätzen oder Kleinunternehmern ein Befreiungsgrund

Sonderfälle aus dem Handwerk

Bauleistungen nach § 13b UStG

Rechnest du eine Bauleistung an einen anderen Bauleister ab, schuldet dein Kunde die Umsatzsteuer. In der XRechnung bekommt die Position eine eigene Steuerkategorie („Umkehrung der Steuerschuldnerschaft“), und die USt-IdNr. oder Steuernummer des Kunden muss angegeben sein.

Abschlags- und Schlussrechnungen

Bei größeren Aufträgen ist die Schlussrechnung mit Abzug der Abschläge üblich. In der XRechnung müssen die bereits berechneten Abschläge sauber abgezogen werden – je Steuersatz und mit Bezug auf die vorherigen Rechnungen.

Kleinunternehmer

Kleinunternehmer müssen keine E-Rechnungen ausstellen, dürfen es aber. Dann wird die Rechnung ohne Umsatzsteuer und mit dem Hinweis auf § 19 UStG als Befreiungsgrund geschrieben.

Öffentliche Auftraggeber

Die Leitweg-ID bekommst du vom Auftraggeber, meist mit der Bestellung. Sie hat einen festen Aufbau mit Prüfziffer. Ein Tippfehler führt dazu, dass die Rechnung nicht zugestellt oder abgelehnt wird.

XRechnung erstellen mit Billavio – Schritt für Schritt

1. Firmendaten einmal hinterlegen: E-Mail-Adresse und Telefonnummer des Betriebs, Steuernummer oder USt-IdNr. und IBAN.
2. Kunde anlegen als Privat-, Geschäfts- oder öffentlichen Kunden, mit E-Mail-Adresse und – bei Behörden – der Leitweg-ID. Billavio prüft den Aufbau und die Prüfziffer der Leitweg-ID.
3. Rechnung schreiben: aus dem Angebot, aus dem Auftrag oder frei mit Positionen aus deinem Artikelkatalog. Lohnanteile kannst du getrennt ausweisen.
4. Lücken sehen, bevor es zu spät ist: Fehlt ein Feld, das die XRechnung braucht – etwa die E-Mail-Adresse des Kunden, der Befreiungsgrund oder bei § 13b die USt-IdNr. des Kunden –, zeigt Billavio genau das an.
5. Festschreiben: Billavio erzeugt die XRechnung 3.0 in der Syntax CII und das ZUGFeRD-PDF (PDF/A-3 mit eingebetteter XRechnung) und archiviert beides unveränderbar. Das Format ist gegen den offiziellen KoSIT-Validator getestet.
6. Versenden per E-Mail: als ZUGFeRD-PDF (Standard), als PDF plus separate XRechnung oder nur als XRechnung. Das Format legst du je Kunde fest; für öffentliche Auftraggeber ist die reine XRechnung voreingestellt.
7. An das Steuerbüro: Ab dem Paket Starter exportierst du Ausgangs- und Eingangsrechnungen für DATEV, oder dein Steuerbüro bekommt einen eigenen Zugang, der keinen Platz belegt.

Billavio rechnet in Cent genau und schreibt Abschläge, Schlussrechnungen mit Abzug der Abschläge, Gutschriften und § 13b-Rechnungen ebenfalls als E-Rechnung. Abschlags-, Schlussrechnungen und Gutschriften gibt es ab dem Paket Starter; einfache Rechnungen auch im Free-Paket.

Und in die andere Richtung?

XRechnungen deiner Lieferanten liest Billavio in beiden Syntaxen (CII und UBL), ebenso ZUGFeRD- und Factur-X-PDFs. Jede Datei wird mit dem KoSIT-Validator geprüft und als lesbare Rechnung angezeigt. Mehr zu Fristen und Pflichten steht im Ratgeber E-Rechnung im Handwerk.

Stand November 2026. Diese Seite ist eine allgemeine Information und ersetzt keine Steuerberatung.